Guida al modulo Checklist e Presenze

Il modulo tiene insieme due cose che nella pratica vanno sempre a braccetto: il calendario dei turni (chi lavora, dove e quando) e le checklist operative collegate a ogni turno (cosa va controllato o fatto in quella giornata). Si costruisce un modello di checklist una volta sola, lo si assegna ai turni — anche in modo automatico e ripetuto nel tempo — e chi è di turno lo compila voce per voce, con note e foto allegate dove serve.

L'idea di fondo: il modello si prepara in Impostazioni, il turno si crea nel calendario, la compilazione la fa chi è di turno, e chi coordina controlla lo stato di avanzamento da un unico riepilogo, con la possibilità di ricevere un promemoria via email a fine giornata.

1. Dove si trova

Il modulo compare nel menu solo se sono vere due condizioni:

• il blocco Presenze è attivo per lo studio (lo si abilita dalla gestione dei blocchi visibili);
• l'utente che accede ha il permesso Presenze sul proprio account, almeno in sola visualizzazione (vedi §3).

Quando entrambe sono vere, nel menu principale compaiono tre voci collegate:

Il modello delle checklist si gestisce invece da Impostazioni → Checklist, visibile solo a chi amministra lo studio.

2. I quattro concetti da tenere distinti

3. Chi vede e chi fa cosa: i permessi

Sulla scheda di ogni utente (Impostazioni → Utenti) il modulo ha due interruttori principali, più due impostazioni di supporto.

Per i soli utenti mostrati nei turni come dottore si possono impostare anche i giorni liberi fissi (es. sempre libero il mercoledì): in quei giorni il medico risulta non disponibile quando si assegna un turno.

4. Preparare un modello di checklist

Da Impostazioni → Checklist → Nuova checklist si definisce:

• Nome checklist — come verrà mostrato ovunque;
• Tipo checklist — Standard, Sterilizzazione, Front Office o Back Office. Il tipo decide in quali turni la checklist sarà proponibile (vedi §6);
• Checklist attiva — se disattivata, non è più assegnabile a nuovi turni;
• Descrizione — testo libero di contesto;
• Tipo scadenza e Giorni per completarla — vedi §8.

Sotto, si aggiungono le righe (le voci). Ogni riga ha:

Quando si modifica un modello già assegnato a dei turni, le nuove righe attive vengono aggiunte anche alle checklist di quei turni e le scadenze vengono ricalcolate. Eliminare una checklist in realtà la disattiva (lo storico resta); le checklist di tipo Front Office e Back Office non sono eliminabili direttamente.

5. Creare un turno singolo

Da Turni → nuovo, scheda Presenza singola:

• Data turno, Ora inizio, Ora fine;
• Tipo turno — Medico, Sterilizzazione / luogo, Front Office o Back Office;
• Medico — richiesto solo per il tipo Medico;
• Assistente / operatore / sala — la persona (o la sala gestita come utente) responsabile del turno;
• Sede;
• Checklist da assegnare — una o più, tra quelle compatibili con il tipo turno scelto;
• Note.

Il sistema blocca il salvataggio se il medico o l'assistente selezionato risulta in ferie approvate (anche approvate solo per quel giorno) in quella data. Per i turni Front Office e Back Office è obbligatorio assegnare almeno una checklist.

6. Quali checklist si possono assegnare a un turno

Le checklist proposte nel turno dipendono dal tipo turno e dal tipo del modello:

Cambiando il tipo turno nel form, l'elenco delle checklist selezionabili si aggiorna e le spunte non più compatibili vengono tolte.

7. Front Office e Back Office: una checklist condivisa per sede e giorno

Front office e back office funzionano in modo particolare, e allo stesso modo fra loro: per una stessa sede e una stessa data, tutti i turni dello stesso tipo (tutti i front office da una parte, tutti i back office dall'altra) condividono un'unica checklist di quel tipo — spunte, note e allegati sono gli stessi per chiunque compili. Il sistema la gestisce tramite un turno "principale" nascosto: chi compila da un qualsiasi turno front office (o back office) di quella sede/giorno sta lavorando sulla stessa lista, e si vede sempre chi ha spuntato ciascuna voce. Serve a evitare che la stessa attività venga controllata due volte quando in giornata si alternano più persone. Front office e back office restano comunque indipendenti fra loro: nella stessa sede e nello stesso giorno possono coesistere una checklist condivisa di front office e una di back office, ciascuna con le sue spunte.

8. Scadenza: immediata o programmata

Ogni modello di checklist ha una scadenza, che determina entro quando va completata rispetto alla data del turno:

La scadenza conta anche per gli avvisi via email (§12): una checklist immediata "pesa" il giorno del turno, una programmata il giorno in cui scade.

9. Compilare una checklist

Dal calendario (Turni o il Calendario checklist) si clicca sul turno: si apre una finestra con l'elenco delle voci. Per ciascuna voce si può:

• spuntarla come eseguita — il sistema registra chi l'ha spuntata e quando, e da quel momento la voce non è più annullabile;
• scrivere una nota libera;
• se la voce lo consente, scegliere "Visto, ma non fattibile" indicando un motivo (obbligatorio): la voce conta come gestita, ma segnalata come non eseguibile;
• se la voce lo richiede, caricare un allegato (foto o PDF). Da cellulare si può scattare la foto sul momento. Formati ammessi: JPG, PNG, WEBP, HEIC, PDF; dimensione massima 1,5 MB per file (le foto vengono compresse in automatico).

Quando tutte le voci risultano gestite, la checklist passa a Completata e si blocca: non è più possibile modificarne spunte, note o allegati. Va quindi compilata con attenzione, perché non si torna indietro.

10. Gli stati di una checklist

Gli stessi colori si ritrovano sul badge del singolo turno nel calendario e nelle card del riepilogo.

11. Il riepilogo checklist

La voce di menu Checklist apre il riepilogo della settimana, con navigazione ‹ Oggi ›. È diviso in due parti:

• Le mie checklist — i turni di competenza di chi guarda, con lo stato di ciascuna checklist, il completamento (voci fatte / totali) e la scadenza;
• Checklist degli altri — visibile solo a chi ha il permesso Modifica, con lo stesso dettaglio per tutti gli altri operatori.

Ogni card porta alla finestra di compilazione. I turni di oggi sono evidenziati in verde. Il badge rosso accanto alla voce di menu conta i turni della settimana che hanno almeno una checklist personale non ancora completata.

12. Avvisi automatici via email

Da Impostazioni → Notifiche → Checklist si attivano due invii automatici, a orario configurabile.

• Avviso checklist non completate — a un orario scelto (di norma a fine giornata), il sistema invia a uno o più indirizzi un riepilogo delle checklist non completate che "scadono oggi": le immediate dei turni del giorno e le programmate che scadono in data odierna. Ogni checklist entra nell'avviso una sola volta. L'oggetto è personalizzabile e supporta il segnaposto {data}.
• Invio allegati checklist — circa 15 minuti dopo l'avviso, il sistema spedisce via email gli allegati delle voci marcate Invia allegato per email, relativi ai turni di oggi. I destinatari possono essere gli stessi dell'avviso oppure un elenco dedicato. Ogni allegato viene inviato una sola volta.

Se lo studio non è attivo, o se il servizio è disabilitato, non parte alcuna email.

13. Presenze ricorrenti

Da Turni → nuovo, scheda Presenze ricorrenti, si crea una regola che genera turni in serie:

• Nome della regola, Dal / Al;
• Ripetizione: Ogni settimana oppure Alternata su 2 settimane (vedi più sotto);
• Giorni attivi della settimana;
• Escludi festività nazionali italiane (compreso il Lunedì dell'Angelo);
• Tipo turno, Medico / operatore / sede, orari;
• Checklist da assegnare a ogni presenza generata;
• Note riportate su ogni turno.

Ogni data genera un turno reale e separato, con la propria copia della checklist, delle spunte e degli allegati. Dalla tabella delle regole già configurate si può:

• Gestisci calendario — attivare o disattivare singole date della serie;
• Rigenera mancanti — ricreare i turni di date scoperte;
• Sospendi / Riattiva — fermare la generazione futura senza toccare i turni già creati;
• Elimina da una data in poi oppure Elimina tutta la sequenza.

In tutte queste operazioni, le giornate con una checklist già compilata (anche una sola spunta, nota o allegato) sono protette: non vengono cancellate e restano come storico.

Turni alternati su due settimane

Quando una persona non lavora negli stessi giorni tutte le settimane, ma alterna due schemi, si sceglie Ripetizione → Alternata su 2 settimane. Al posto di una sola riga di giorni ne compaiono due:

• Settimana 1 (in blu): i giorni della prima settimana;
• Settimana 2 (in verde): i giorni della seconda.

Le due settimane si alternano per tutto il periodo della regola: 1, 2, 1, 2 e così via. La settimana 1 è quella, da lunedì a domenica, che contiene la data di inizio (Dal).

Esempio: Luca è in studio lunedì, mercoledì e venerdì una settimana, e martedì, giovedì e sabato quella successiva. Basta una sola regola, con Settimana 1 = lunedì, mercoledì, venerdì e Settimana 2 = martedì, giovedì, sabato. Se Dal è un lunedì, vengono creati i turni di lunedì, mercoledì e venerdì di quella settimana, poi di martedì, giovedì e sabato della successiva, poi di nuovo lunedì, mercoledì e venerdì, fino alla data Al.

Sotto le due righe compare l'anteprima delle prime 4 settimane, con le date vere:

• le caselle colorate sono i turni che verranno creati;
• quelle barrate sono festività escluse;
• quelle in grigio cadono fuori dal periodo Dal / Al.

Se l'alternanza risulta al contrario (la settimana della data Dal doveva essere quella del martedì, giovedì e sabato), il pulsante Inverti settimana 1 e 2 scambia le due righe senza doverle riselezionare.

Lasciando vuota una delle due settimane si ottiene un turno a settimane alterne: ad esempio il martedì, una settimana sì e una no.

Orari, sede, persona, note e checklist sono gli stessi per le due settimane. Nella tabella delle regole già configurate le regole alternate mostrano i giorni di ciascuna settimana, e in Gestisci calendario ogni data è contrassegnata con Sett. 1 o Sett. 2.

Una regola già creata non si modifica. Per passare all'alternanza un turno che oggi si ripete ogni settimana:

1. dalla regola vecchia si usa Elimina → Elimina da una data in poi, indicando il giorno da cui partirà il nuovo schema;
2. si sospende la regola vecchia, così nessuno la rigenera per errore;
3. si crea la nuova regola alternata con Dal da quello stesso giorno.

Le giornate già compilate della regola vecchia restano comunque protette.

14. Togliere una checklist da un turno

Finché la checklist assegnata a un turno è vuota, si può togliere semplicemente deselezionandola nella modifica del turno. Se invece è già stata compilata anche solo in parte (una spunta, una nota o un allegato), il sistema impedisce la rimozione e mostra un avviso: quella checklist resta agganciata al turno come documentazione.

15. Esempio pratico

Studio con checklist mensile di controllo della Sala 1, da fare ogni primo lunedì del mese, con foto dell'autoclave.

1. In Impostazioni → Checklist si crea il modello Controllo Sala 1, tipo Sterilizzazione, scadenza Programmata a 2 giorni. Righe: "Verifica autoclave" (richiede allegato, obbligatorio), "Controllo scorte" (consenti "non fattibile"), "Pulizia filtri".
2. In Turni → nuovo → Presenze ricorrenti si crea la regola Sala 1 — controllo mensile, dal 1° gennaio al 31 dicembre, giorno Lunedì, operatore Sala 1, sede Studio, con la checklist Controllo Sala 1.
3. Il sistema genera un turno per ogni lunedì. Ogni turno mostra lo stato Non iniziata.
4. Lunedì l'assistente apre il turno dal Calendario checklist, spunta "Verifica autoclave" allegando la foto, segna "Controllo scorte" come non fattibile con motivo "fornitore in ritardo", spunta "Pulizia filtri". La checklist diventa Completata e si blocca.
5. Se un lunedì la checklist resta indietro, la sera parte l'avviso email al coordinamento; la foto dell'autoclave arriva nell'email allegati perché quella voce è marcata Invia allegato per email.

16. Buone pratiche

• Costruire modelli brevi e chiari: poche voci ben scritte si compilano davvero, un elenco lunghissimo viene saltato.
• Usare la scadenza Programmata per i controlli che richiedono più giorni (attese di fornitori, verifiche di laboratorio) e Immediata solo per ciò che va chiuso in giornata.
• Riservare Allegato obbligatorio ai controlli in cui la foto è la prova (autoclave, integrità confezioni): rende la checklist non completabile senza.
• Ricordare che una checklist completata non si modifica più: meglio una voce lasciata come non fattibile con motivo, che una spunta messa per chiudere in fretta.
• Controllare il badge rosso sulla voce Checklist a inizio giornata: è il modo più rapido per sapere se c'è qualcosa di personale ancora aperto.
• Per i controlli periodici, impostare una regola ricorrente invece di creare i turni a mano: le giornate già compilate restano comunque protette.
• Per i turni a settimane alterne, guardare l'anteprima prima di salvare: la settimana 1 è sempre quella che contiene la data Dal.