Prime Visite

Guida al modulo Gestione Cassa

Il modulo serve a tenere il registro degli incassi dello studio: ogni somma che entra viene annotata con la data, l'importo, il tipo di pagamento e, se serve, il nominativo del paziente e una causale libera. La pagina mostra sempre in cima il totale del periodo filtrato, separando la marca da bollo dal resto e ripartendo gli incassi per modalità di pagamento (contanti, POS, bonifico…).

L'idea di fondo: si registra un incasso alla volta dalla stessa pagina, si filtra per data e per tipo di pagamento per ottenere i totali che servono (giornata, settimana, mese), e i tipi di pagamento disponibili si preparano una volta sola nelle Impostazioni.

1. Dove si trova

La voce Gestione Cassa compare nel menu principale (icona del registratore di cassa) quando il modulo è attivo per lo studio. Se non è attivo, la voce resta visibile ma bloccata, con l'etichetta Attivabile.

Cliccando la voce si apre l'unica pagina del modulo, divisa in tre parti:

Parte della pagina	A cosa serve
Filtri analisi cassa	Sceglie il periodo e il tipo di pagamento su cui calcolare i totali.
Riquadro totali	Mostra il totale incassato nel periodo filtrato, il totale al netto dei bolli, il totale dei bolli e la ripartizione per tipo di pagamento.
Lista incassi	L'elenco dei singoli movimenti del periodo, con i pulsanti per modificarli o eliminarli.

Il pulsante Nuovo incasso, in alto a destra, apre la finestra di inserimento.

2. I due elementi da tenere distinti

Termine	Significato
Movimento / incasso	Una singola somma incassata: data, importo, eventuale quota di bollo, tipo di pagamento, paziente, causale e note. È la riga che compare nella lista.
Tipo di pagamento cassa	Un'etichetta riutilizzabile (es. Contanti, POS, Bonifico) che si sceglie su ogni incasso. Si definisce una volta nelle Impostazioni e serve a raggruppare i totali.

3. Preparare i tipi di pagamento

I tipi di pagamento proposti nella finestra dell'incasso si gestiscono da Impostazioni → Tipi pagamento cassa. Ogni tipo ha:

Campo	A cosa serve
Tipo pagamento	Il nome mostrato nel menu a tendina e nei totali (es. Contanti, POS, Bonifico, Assegno).
Descrizione	Nota interna facoltativa, non compare sull'incasso.
Ordinamento	Un numero che decide la posizione nell'elenco a tendina (i valori più bassi vengono prima).
Attivo	Se impostato su No, il tipo non è più selezionabile su nuovi incassi, ma i movimenti già registrati con quel tipo restano invariati.

Conviene definire pochi tipi chiari: la ripartizione dei totali nel riquadro in cima alla pagina si basa esattamente su queste etichette.

4. Registrare un incasso

Nuovo incasso apre una finestra con questi campi:

Campo	Note
Data incasso	Obbligatoria. Proposta la data di oggi, modificabile (si può registrare anche un incasso di un giorno passato).
Importo	Obbligatorio, in euro, maggiore di zero. È l'importo totale incassato, marca da bollo compresa. Si può scrivere con la virgola o con il punto.
di cui bolli €	Facoltativo, predefinito a `0`. È la quota dell'importo che corrisponde alla marca da bollo: serve per il calcolo del totale senza bollo (vedi §5). Non è un importo aggiuntivo, è una parte dell'importo già scritto sopra.
Tipo pagamento	Obbligatorio. Si sceglie tra i tipi attivi definiti nelle Impostazioni.
Paziente	Facoltativo, testo libero: il nominativo o un riferimento.
Titolo / causale libera	Facoltativo, testo libero. Compare nella lista nella colonna Commento ed è utile per capire a colpo d'occhio a cosa si riferisce l'incasso.
Note	Facoltative, testo libero più esteso, per annotazioni interne.

Con Salva il movimento entra subito nella lista e i totali in cima alla pagina si aggiornano al successivo caricamento della pagina.

5. Come vengono calcolati i totali

Il riquadro colorato in cima alla pagina si riferisce sempre e solo ai movimenti che rientrano nei filtri attivi (periodo e tipo di pagamento). Contiene quattro numeri:

Voce	Come si ottiene
Totale incassi	Somma di tutti gli importi dei movimenti filtrati (bolli inclusi). È il numero grande in evidenza.
Totale senza bollo	Somma degli importi meno la quota bolli di ciascun movimento. È l'incassato "netto" della marca da bollo.
Bolli	Somma delle sole quote di cui bolli €.
Ripartizione per pagamento	Un'etichetta per ogni tipo di pagamento presente tra i movimenti filtrati, con il relativo totale. Un movimento senza tipo risulta come Non specificato.

Cambiando le date o il tipo di pagamento e premendo Filtra, tutti questi numeri si ricalcolano sul nuovo sottoinsieme.

6. Filtrare il periodo

Nel riquadro Filtri analisi cassa ci sono tre campi:

Dal e Al — l'intervallo di date sui movimenti. All'apertura della pagina sono impostati sul mese corrente (primo e ultimo giorno).
Tipo pagamento — limita la vista (e i totali) a un solo tipo, oppure Tutti.

Filtra applica la selezione; Reset riporta la pagina alla vista predefinita del mese corrente su tutti i tipi.

Esempi d'uso tipici:

Chiusura di giornata: Dal e Al sulla stessa data di oggi → il Totale incassi e la ripartizione contanti / POS sono la cassa del giorno.
Riepilogo mensile: si lascia il mese corrente, oppure si impostano primo e ultimo giorno di un mese passato.

7. La lista degli incassi

Sotto il riquadro totali, la tabella elenca i movimenti del periodo, dal più recente. Le colonne sono:

Colonna	Contenuto
Data	Data dell'incasso (gg/mm/aaaa).
Importo	Importo totale del movimento.
Bollo	La quota bollo, oppure `-` se è zero.
Pagamento	Il tipo di pagamento scelto.
Paziente	Il nominativo inserito, oppure `-`.
Commento	Il Titolo / causale libera.
Azioni	I pulsanti Modifica ed Elimina.

8. Modificare o eliminare un movimento

Modifica riapre la stessa finestra dell'inserimento, già compilata con i dati del movimento: si corregge quello che serve e si preme Aggiorna.
Elimina chiede una conferma e poi toglie il movimento dalla lista e dai totali. La riga non viene cancellata fisicamente dall'archivio (resta come storico interno), ma non compare più da nessuna parte nel modulo.

9. Esempio pratico

Giornata tipo in segreteria:

Arriva un paziente che paga 150 € in contanti, di cui 16 € di marca da bollo. Si apre Nuovo incasso: data di oggi, importo 150, di cui bolli 16, tipo Contanti, paziente Rossi Maria, causale Saldo otturazione. Salva.
Un secondo paziente paga 300 € con il POS, senza bollo. Nuovo incasso: importo 300, bolli 0, tipo POS, causale Acconto protesi.
A fine giornata si impostano Dal e Al sulla data di oggi e si preme Filtra. Il riquadro mostra Totale incassi 450 €, Totale senza bollo 434 €, Bolli 16 €, e la ripartizione Contanti: 150 € / POS: 300 €: sono i valori da riportare nella chiusura di cassa.

10. Buone pratiche

Registrare l'incasso subito, quando il pagamento avviene: è molto più difficile ricostruire contanti e POS a fine giornata a memoria.
Compilare sempre la causale libera: nella lista è l'unica colonna che dice a cosa si riferisce la somma.
Inserire la quota bollo ogni volta che è dovuta: è ciò che rende affidabile il Totale senza bollo.
Tenere pochi tipi di pagamento, coerenti nel tempo: se si cambia nome a un tipo o se ne creano di simili (POS, Bancomat, Carta), la ripartizione dei totali si frammenta e diventa poco leggibile.
Per i riepiloghi periodici, usare sempre i filtri per data invece di contare le righe a mano: i totali in cima sono già calcolati sul periodo scelto.